Nunca cometa este erro em tarefas Secretarial Administrativo

Natália Vale
1 de out. de 2022
2 min de leitura

Você é o tipo de pessoa que quando inicia o trabalho, vai fazendo o que vê pela frente?

Com o pensamento de resolver logo as coisas?

Sem ver tudo o que deve ser feito no dia!

E enquanto está fazendo uma tarefa, está pensando em outra demanda ?

O que eu posso dizer então, boa sorte!

Boa sorte, duas vezes !

Primeiro para entregar no prazo, em segundo, para fazer as tarefas sem erros, e ter tempo em refazer. Com certeza vai passar algo!

Tá errado Amada !

Estes dias que está um turbilhão de coisas, deve antes de mais nada organizar tudo e depois colocar a mão na massa.

Existe uma expressão francesa "mise en place".

Que significa organizar antes de fazer, antes de realizar uma receita, eles preparam os ingredientes, com as medidas, já pronta para o preparar do pão, bolo, etc.

Se tiver isso em mente será um alívio para você no seu dia secretária!

Vamos supor que você tenha as seguintes tarefas.

Recorrentes

Verificação de e-mail

Atendimento whatsapp

Aconselho verificar o e-mail/whatsapp após as 9:30 mais vai muito da sua prioridade de demanda/tarefas.

Mas o que vc precisa criar é processos!

Ou seja se você recebeu uma solicitação, que depende de fulano, para dar continuidade, mas precisa estar em seu radar, coloca em seu gerenciador de tarefas para que lá, você coloque como está o andamento.

Mas não adianta colocar no gerenciador de tarefas, se você não tem o habito de ver a plataforma.

O que eu vou dizer aqui que irá te ajudar em seu dia, é criar processos!

Sabe aquele hábito que você tem, quando chega em casa, e coloca a carteira ou a bolsa no lugar que até o seu corpo está acostumado em realizar.

Então é isso!

Quando você, quiser pegar ou alguém te perguntar cadê a sua bolsa, e a carteira você vai rapidamente lembrar.

Crie processo para todas as tarefas, de forma venha fazer você buscar e realizar a tarefa sem preocupação em esquecer, e sem deixar ponta solta, com critérios de como, o motivo, e o prazo que deve ser feito.

Se ainda não estiver claro!

Vou dar um exemplo.

Quando recebo e-mail de um fornecedor, o boleto eu guardo em uma pasta na seguinte ordem-Financeiro-Contas a pagar-Outubro-Renomeio o arquivo assim: 13.10.2022- Nome fornecedor.

Assim fica muito fácil para saber o que terá no mês a ser pago. E depois de guardar e analisar as informações do boleto, guardo alimento o ERP financeiro.

Eu nunca fujo deste processo, e assim não tenho risco de perder informações, ou deixar algo passar.

Profissional, cuide da sua reputação de secretária organizada e centrada, para que as pessoas confie no seu trabalho. E as oportunidades cheguem até você.

Então Amada me conta, qual é o seu processo aí?

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